Tu evento en las Redes Sociales

Estas semanas estoy participando en un evento que organiza Google en torno al marketing digital y las redes sociales. En el se enseña a los asistente las distintas opciones que el mundo online nos ofrece para promocionar cualquier tipo de negocio y como aprovecharlas.

Evento Marketing Digital Google Activate

Momento de una de las ponencias del curso avanzado de Marketing Digital de Google Activate

Una de las cosas que hemos echado en falta los que ya tenemos un poco de recorrido en esto que se llama Social Media, es la integración de las redes sociales a los largo de todas las ponencias y no solo cuando se habla directamente de ellas. Se nos hace raro que una empresa como Google no tenga un plan para crear un gran impacto en las redes sociales con ayuda de los 140 asistentes a estas master class.

Por eso me he decidido ha realizar este post, para que todos conozcamos los requisitos básicos para que un evento, del tipo que sea, se haga notar en las Redes Sociales.

Tips para que un evento triunfe en las Redes Sociales

1. Define tus objetivos

Lo primero que necesitas conocer es que quieres conseguir con tu evento. Los objetivos habituales son:

  1. Visibilidad
  2. Interacción
  3. Reconocimiento de marca
  4. Recoger feedback

Una vez que sabes que quieres conseguir de las redes sociales empezar a planificar cuales necesitas es mucho más sencillo, pero antes debes hacerte algunas preguntas más.

2. Planificar el timing

Todos los eventos tienen una planificación de ponencias y tiempos, los cuales debes conocer muy bien para poder estructurar tus acciones en social media.

1. Lugar

Es muy importante conocer el lugar donde vas a realizar el evento, saber que comunicación tiene, la infraestructura disponible y los espacios para publico y ponentes.

2. Ponentes

Cuando se planifica un evento lo primero que pensamos es en los ponentes, suele ser la parte más importante alrededor de lo que gira el éxito o el fracaso de tus esfuerzos. Hay saber de que van a hablar, que necesitan, de que pueden prescindir y cuanto tiempo necesitan. Son el 50% del éxito o fracaso del evento y sentirse a gusto para que se centren solo en su ponencia y quieran repetir.

3. Asistentes

Son tu publico objetivo, ellos son el otro 50% de la formula para el éxito. Has de saber que esperan del evento para ello convienen no crear una expectativas superiores a lo que van a obtener, algo que se consigue mediante el conocimiento de las ponencias pero también realizando una buena comunicación sobre lo que se ofrece.

4. Fechas

Toda esta planificación comienza meses antes de que tenga lugar el evento por lo que debes planificar los plazos que disponibles para empezar la campaña de comunicación y promoción. Así mismo deberás tener en cuenta los recursos que necesitas según las plataformas donde vayas a promocionar tu evento y la intensidad que necesites yo desees.

3. Medios de comunicación

Ahora que ya sabes donde vas a  realizar el evento, quienes van a participar y quien es tu publico objetivo puedes planificar y crear los medios que vas a necesitar desde este momento y hasta días o semanas después de que el mismo haya terminado.

Lo primero que debes decidir es si creas perfiles independientes o usas los personales y/o los de la empresa. Esto dependerá de la proyección que esperes del evento, si es algo casual se pueden utilizar los ya existentes, pero si por el contrario esperas repetirlo y duplicarlo en distintas localizaciones será muy conveniente crear perfiles independientes.

Una vez que ya se ha resuelto el tema de los perfiles es hora de empezar con el proceso de comunicación, primero promocionando los perfiles del evento, si fuera necesario, y después el evento en sí.

Son 3 las plataformas fundamentales que te permiten la calendarización de un evento en Social Media. Estas son Facebook, FourSquare y Google+, pero solo es el primer paso de la promoción. Ahora queda dar difusión para que llegue a nuestro publico objetivo, comunicando en los plazos y formas necesarias por todas las redes sociales, tanto las más usadas como allí donde esté nuestro publico objetivo.

4. Networking

Es el segundo motivo para asistir a cualquier evento, conocer a personas con intereses similares a los tuyos y que te puedan complementar o enseñar para seguir avanzando en tus proyectos personales o profesionales.

El networking podemos fomentarlos desde antes que comience el evento mediante redes sociales como Twitter y las comunidades Google+ que nos permite comunicarnos con los asistentes y monitorizar lo que hablan para conocer sus inquietudes.

Durante la celebración del evento debes crear un espacio adecuado en dimensiones y tiempo para que este networking se materialice en una desvirtualización.

5. Interactividad

Durante la celebración del evento debemos involucrar a todos los asistentes para que conversen online y compartan con todos sus contacto lo que está sucediendo en tu evento.

Normalmente la red social más usada para conseguir este objetivo es Twitter, por ser una de las más usadas y en la que seguir las conversacines que suceden son más fáciles de monitorizar. Aunque se pueden usar otras como las comunidades de Google+, los grupos de Facebook o los grupos de Linkedin, todo dependerá de a quien y como quieras llegar.

Es imprescindible que informes a los asistentes y a los ponentes que medios has elegido para comunicar tu evento durante su celebración y que palabras clave centrarán la conversación. El poner en una pantalla la cuenta oficial del evento, el hastag y las conversaciones que están teniendo lugar empujará a los asistentes que todavía no se haya animado a participar.

6. Feedback

Una vez que el evento ha terminado hemos de conocer todo lo que se ha dicho de el durante su duración y en los días posteriores. Esto se puede hacer mediante la consulta directa, una newsletter en la que realicemos una pequeña encuesta y monitorizando las redes sociales.

No solo debes tener en cuenta la opinión de los asistentes, no te olvides de escuchar a los ponentes. Su amplia experiencia en este campo te pude servir de una gran ayuda para saber que has hecho bien y que se puede mejorar.

Social media

Esto solo es una pequeña guía para que no se te olvide nada, pero es fundamental conocer las características de tu evento, conocer  al publico que va a asistir y el objetivo con el que lo haces para que la planificación, promoción sean las adecuadas y obtengas el ROI esperado.

Y recuerda, si necesitas ayuda siempre puedes escribirnos a quiero@elpinchadiscos.es y contar con la experiencia y conocimientos de un equipo de profesionales con más de 15 años de experiencia en la organización de todo tipo de eventos.

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